こんにちは、まにゆにです。
今日は、相手に伝わる話し方を記事にしたいと思います。
突然ですが、みなさんは普段どういう話し方をしているでしょうか？
人の話しを聞いているときに、「何を言いたいのか、さっぱり分からない。」と思ったことはないでしょうか？
私は、いつも思っています。ここでは、主に職場での話しです。
（家でも「何を言いたいのか、さっぱり分からない。」というと、妻に怒られそうですね。笑）
では、私がどんな時に「何を言いたいのか分からない。」と思ってしまうのか、特徴をいくつか紹介したいと思います。
①こちらの質問に答えていない
②何を意図して話しをしているのか分からない（目的が分からない）
③事実と所感が混じっている
では、一つずつ詳しく解説していきます。
①こちらの質問に答えていない
これは、けっこう経験があるのではないでしょうか？こちらが質問したことに対して、答えが返ってこないパターンです。
例えば、上司と部下の以下のような会話です。
上司：「～の仕事は、終わりましたか？」
部下：「それは、○○会社の見積もりを取っていて、まだ回答がきていません。担当者には何度か催促はしているのですが、向こうも忙しいみたいで・・・・」
上司 ：「○○会社からはいつ回答がきそうでしょうか？」
部下：「たぶん、来週くらいには回答がもらえそうですが、正直何とも言えません。なるべく、急いで欲しいとは伝えているのですが・・・」
上司 ：「お客様とは、調整されていますか？」
部下：「△△様にも軽く伝えています。そこまで急ぎではなさそうでした。」
上司 ：「それで本当に大丈夫なのか、お客様に再度確認して、報告してほしい。」
この例では、上司が何を質問しているのか？ということを考えなければなりません。上司は、「～の仕事が終わっているのか？」が一番気になっており、終わっていれば、問題なし。終わっていなければ、お客様とは調整できているのかが、気になっているのです。
つまり、そこを意図して質問に答える必要があります。そして、そこを意識して、仕事を進めておく必要もあるのです。
例えば、以下のように会話できると上司も安心でしょう。
上司：「～の仕事は、終わりましたか？」
部下：「その仕事はまだ終わっていません。現在、○○会社の見積もり回答待ちで、来週には回答がもらえるとのことです。」
上司 ：「お客様とは、調整されていますか？」
部下：「△△様にもご了承いただいています。状況を話したところ、来週末までに回答をもらえれば良い。ということで、お聞きしております。」
上司 ：「分かった。それでは、引き続きよろしくお願いします。」
どうでしょうか？だいぶ、スッキリしますし、安心感が持てるのではないでしょうか？
ポイントとしては、まず聞かれたことに対して、回答しましょう。
「～の仕事は、終わりましたか？」 に対する答えは、「終わっている。」「終わっていない」のどちらかです。
まずは、結論を先に述べて、それから理由を述べるようにしましょう。そうでないと、終わっているかどうかが一番気になるのに、全然答えがもらえない。ということになります。
②何を意図して話しをしているのか分からない（目的が分からない）
次に何を意図して話しをしているのか分からないパターンです。
例えば、取引先と以下のような会話があったとします。
取引先：「本件については、AプランかBプランで対応することができそうです。AプラントBプランの違いは、～といった内容です。」
私：「承知しました。今回は、Aプランのほうがお客様の要望に合っている気がしますので、Aプランで検討したいと思います。」
同僚：「ちなみに、昔はCプランといったものがあったと思うのですが、最近は減ってきているのでしょうか？私が昔、Cプランの話しを少し聞いたことがあるので。」
取引先：「Cプランは、今回のお客様要望とは、また異なっているかと思うのですが？」
同僚：「分かります、分かります。今回のお客様の要望では、やっぱりAプランの方があっていそうですね。Cプランも今の世の中では、なかなかニーズがないですね。私も昔はよく話を聞いていたのですが・・・」
私：「そのCプランって、今関係あるんですか？」
この例では、何を言いたいのか分からないのは、「同僚」です。
今回の仕事では、全然関係のないCプランという話を持ち出して、いかにも自分が知っているかのように話をする人がいます。
こういう話の仕方は、逆に自分の知識の無さをさらけ出してしまうことになるので、止めた方が良いです。
③事実と所感が混じっている
これは、実は①の会話例にも登場しています。以下の赤字部分がよく分からないポイントです。
上司 ：「○○会社からはいつ回答がきそうでしょうか？」
部下：「たぶん、来週くらいには回答がもらえそうですが、正直何とも言えません。なるべく、急いで欲しいとは伝えているのですが・・・」
上司 ：「お客様とは、調整されていますか？」
部下：「△△様にも軽く伝えています。そこまで急ぎではなさそうでした。」
この例のように、「来週くらいにはもらえそう。」とか、「そこまで急ぎではなさそう。」というのが、事実なのか、その人の所感なのか分かりません。
これらは、事実をはっきり述べるべきですし、仮に事実が分からないのであれば、「私の所感ですが、今までの実績から、来週くらいにはもらえるかと思います。」などと伝える方が安心感があります。
いかがでしたでしょうか？普段、家族や友達と会話するときは、そこまで意識せずに、会話を楽しめばよいかと思いますが、ビジネスの場においては、そうはいきません。
一番大事なポイントは、「相手は何を聞きたいのか？求めているのか？」を意識することです。それだけで、話し方はだいぶ変わります。何を言いたいのか分からない人は、自分のことを話すことしか考えていません。
そうならないように少しずつ気を付けていければと思います。