こんにちは、まにゆにです。
今日は、仕事の効率化について、日頃意識していることを記事にしたいと思います。
仕事の効率化３選
①取り掛かる前に、予測を立てる
②同時にできる作業をまとめる
③５分考えても分からないことは人に聞く
それでは、一つずつ解説していきます。
①取り掛かる前に、予測を立てる
まずは、何か作業を始める前に、その作業がおおよそどのくらいで終わるか予測を立てましょう。例えば、何かの資料作成をお願いされたとして、その資料作成であれば、１時間で終わるのか。もしくは、２時間で終わるものなのか。予測を立てることが大事です。
作業時間を見積もるというのは、かなり大事なことです。なぜなら、作業時間の把握ができていれば、新しい仕事を頼まれた時に、どれくらい自分が対応できるか分かるからです。作業時間の把握ができていないと、気づけば、仕事が山ほど溜まっている。という状況にもなりかねません。
あと、資料作成や作業に取り掛かる際は、すぐに始めるのではなくて、最初に段取り（予測）を簡単に立ててみましょう。どういう流れで記載するか、どういう情報を記載するか、どういう順番で作業をした方が効率的か、などをある程度洗い出してから、取り掛かる方が効率的です。
②同時にできる作業をまとめる
次の同時にできる作業をまとめるについても、重要です。以下に、ビジネスシーンでよくある作業について、まとめられるものを記載します。
・お客様を訪問する際、他のお客様にも訪問する
・複数の資料を印刷する際、PDFにまとめる
・資料を作成する際、ブロック単位で作成していく
まず、お客様を訪問するような仕事をしている場合、あるお客様を訪問するときに、他のお客様にも訪問できないかを考えましょう。また、訪問だけではなく、仕事で必要な備品などを外出ついで購入するなど、小さなことでも、何か一緒にできることはないか？考えることが大事です。
また、複数の資料を印刷するときに、PDFにしておくと楽です。例えば、印刷する資料がExcelやWord、PowerPointなど、複数分かれている場合、それらをまずはPDFにします。PDFにすると、別々だったファイルをまとめたり、印刷設定が同じにできたり、必要なページだけをすぐに印刷したりできます。
さらに、資料を作成するときなどは、ブロック単位で作成しましょう。具体的には、１ページずつ仕上げるのではなくて、ブロック毎に分けて作成していきます。例えば、PowerPointで資料を作成する場合、「表紙」「目次」「各ページのタイトル」「各ページの説明」「まとめ」「文字色やアニメーションの設定」「全体確認」などです。
まず、表紙と目次を作ったら、それぞれのタイトルを先に作成します。そして、タイトルが出来上がったら、そのページの説明を記載していき、最後にまとめを行います。ここで、大事なポイントが２つ。
一つ目は、先にタイトルを作成するということは、ある程度、その資料の骨組みを考える必要があります。これは、最初にも書いたとおり、資料作成を行う前に、どういう流れで記載するかなどを洗い出ししておく必要があります。
二つ目は、文字色やアニメーションの設定は、最後にすることです。まずは、全体をある程度作成し終わってから、装飾をしていきましょう。こうすることで、一つ一つの作業をブロックのように分けることができ、一つのブロックが終わってから、次のブロックに進む。ということが可能です。こちらの方が、作業内容がシンプルかつ、効率的です。
③５分考えても分からないことは人に聞く
最後に、意外としてしまいがちなのが、これです。何か分からないことが出てきた時に、「自分で何とかしよう」として、かなりの時間をかけてしまう人がいます。自分で何とかしようとすること自体は、素晴らしいことですが、案外、人に聞いたらすぐに解決した。という場合も多いです。
人に聞くのは、勇気がいる時もあります。「こういう事聞いたら馬鹿にされるかな？」とか、「聞くのが恥ずかしい」とか、「あの人忙しいだろうな？」とかです。しかし、分からないまま悩んで、結局分かりませんでした。というのが、一番ダメなパターンです。どうして良いか分からない時は、素直に人に相談しましょう。
目安としては、５分くらい考えてもどうして良いか全然分からない時は、人に聞く事です。最初から、何もかも聞いてると、「少しは自分で考えてほしい」と思われるため、自分でも調べたりしたが、右も左も分かりそうにない。という場合に、すぐに聞きましょう。
もちろん、調べているうちに、何となく自分で解決できそうな場合は、そのままチャレンジしてみても良いかと思います。
聞くことは悪いことでは無いです。「聞くは一時の恥。聞かぬは一生の恥。」という言葉もあります。聞くことは一瞬恥ずかしいけど、聞かずに知らないままにしておくことは、一生恥ずかしいことだよ。という意味です。
少しの工夫や意識で、効率化はできます。常に、どうしたらもっと効率がよくなるか？日々、考えて行動してみましょう。